Ga dankzij Liberating Structures voor meetings en workshops mét resultaat

Wie vaak in vergaderingen zit, weet dat de ene meeting de andere niet is. Soms kom je samen om even kort de status van een project te bespreken, maar vaak plan je een workshop of sessie met een concreet doel. Voor Robbe Delie, Agile Coach en Scrum Master bij Axxes, zijn die laatste meetings dagelijkse kost. In zijn rol moet hij vaak sessies faciliteren, maar dat is niet altijd even makkelijk. ‘Je mag ze niet aanpakken zoals een traditionele vergadering, want dan eindig je doorgaans zonder tastbaar resultaat. Als er al een resultaat is, wordt dit soms niet door iedereen geaccepteerd.’

Onlangs nam Robbe op een conferentie deel aan een workshop die op een speciale manier verliep. De facilitator gebruikte Liberating Structures, een methode die zo deelnemers aan een workshop of meeting zo veel mogelijk wil betrekken. ‘Iedereen deed actief mee tijdens de sessie, en ik voelde dat mijn mening er toe deed zonder dat ik het woord hoefde te voeren voor de hele groep’, vertelt hij.

33 werkvormen

Liberating Structures is een verzameling van 33 structuren of werkvormen die kunnen helpen bij het faciliteren van meetings, workshops, of andere sessies. Ze zijn zo ontworpen dat alle aanwezigen kunnen deelnemen en zich betrokken voelen, ongeacht de grootte van de groep. ‘In een traditionele presentatie is er doorgaans één spreker die informatie met een groep deelt. Hij of zij heeft volledige controle over wat er gezegd en gedeeld wordt, terwijl de anderen passief luisteren. Dit is jammer, omdat er ongetwijfeld waardevolle ideeën bij het publiek leven die een aanvulling kunnen vormen op de presentatie van de spreker’, zegt Robbe.

Ook bij traditionele brainstorms merk je dat. Hoewel iedereen er in theorie gelijke inspraak heeft en betrokken zou kunnen worden, zal in realiteit een kleine groep mensen het gesprek domineren terwijl anderen zich eerder afzijdig houden. Zo krijg je een eenzijdig resultaat, of een uitkomst die niet door iedereen gedragen wordt.

De Fransman Henri Lipmanowicz en Keith McCandless vonden dat dat beter kon, en gingen focussen op zinvolle betrokkenheid. Ze bedachten meer dan 30 oefeningen - die ze structuren noemen - en bundelden ze in een boek. De informatie staat ook op hun website, waar ook case studies en links met extra info te vinden zijn.

Een voorbeeld

‘Door de waaier aan Liberating Structures is er voor elke situatie wel een passend alternatief waardoor je iedereen actief kan betrekken en waarbij alle input als evenwaardig behandeld wordt’, zegt Robbe. ‘Een voorbeeld daarvan is 1-2-4-all, een methode die je helpt om iedereen zijn ideeën te laten delen en je eigen inzichten te verrijken met die van anderen.’

1-2-4-all bestaat uit vier stappen. In eerste instantie neem je één minuut de tijd om zelf na te denken over de vraag of uitdaging. Daarna bespreek je gedurende twee minuten jouw inzichten met een andere aanwezige. Vervolgens voegen twee groepen zich samen om vier minuten lang elkaars inzichten te bespreken. Tot slot neem je na deze drie fasen de tijd om enkele ideeën uit alle groepen te delen.

Zo begin je eraan

‘Je kan Liberating Structures het best leren kennen door het zelf te ervaren, en er vervolgens mee te experimenteren in sessies’, zegt Robbe. Naast de website en het boek is er ook een mobiele applicatie. Die is handig om in de praktijk snel extra informatie over een methode te vinden. Voor wie niet graag met een smartphone bezig is tijdens een brainstorm of presentatie, zijn er ook kaartjes met die info op. Ik vind ze zelf heel handig om het verloop van een sessie te visualiseren. Je kan ze kopen, maar er bestaat ook een gratis printbare versie.’

Daarnaast zijn er ook templates voor verschillende types workshops en meetings, met een duidelijke handleiding voor de facilitator. Ze helpen je onder andere om klanten beter te begrijpen, problemen binnen een team op te lossen en na te gaan hoe levensvatbaar een project is.